Tips voor een goede dagplanning als ondernemer

Het is een van de meest gestelde vragen die ik krijg: hoe maak je als ondernemer een goede, productieve dagplanning? Veel mensen denken dat ik, als de structuur ninja die ik ben, mijn dag tot op de minuut plan. Integendeel! Ik ben absoluut geen fan van het plannen van tijdsblokken in je dag. Er is dan namelijk geen enkele ruimte voor iets waar iedereen mee te maken heeft, maar waar bijna niemand rekening mee houdt: chaos. Het resultaat is dat je planning de meeste dagen niet vol te houden is en je vaak onvoldaan je laptop dichtklapt.

Waarom een dagplanning met tijdblokken niet werkt als ondernemer

In mijn agenda vind je daarom niet “9.00-11.00 Salespage afmaken, 11.00-12.00 Instagram posts inplannen”, etc.⁠ Voor mij (en vele andere ondernemers) werken vastgezette tijdvakken juist averechts. ⁠Er is dan namelijk geen enkele ruimte voor chaos. Ga eens bij jezelf na: hoe vaak komt er wel niet iets tussendoor dat je niet had verwacht? Waarschijnlijk dagelijks of wekelijks. Plan je in tijdvakken, dan loopt vervolgens de ene na de andere uit en ligt je hele planning voor je het weet in duigen. 

Stel je voor dat je van 9:00 tot 11:00 de tijd hebt om je salespage af te maken en dat er om 9:30 al iets tussendoor komt, bijvoorbeeld een onverwachte telefoontje van een klant, een kind/partner/vriendin wie plots jouw aandacht nodig heeft, een enorme focusdip die je niet had zien aankomen.. Dan loopt je volgende blok vanaf 11:00 ook meteen uit, en die daarna, en die daarna. 

Daarnaast heb je soms simpelweg meer tijd nodig voor een taak omdat je het onderschat hebt of mis je inspiratie waardoor het langer duurt. Dan is de druk van een aflopend tijdvak in je agenda niet bepaald ideaal. ⁠Wat de oorzaak van de chaos ook is, de eindstand is vrijwel altijd hetzelfde: je krijgt niet alles af die dag omdat je tijdvakken allemaal in elkaar uitlopen en je sluit ’s avonds niet voldaan je laptop af omdat er nog zoveel werk is blijven liggen. ⁠

Als er iets demotiverend is, is dat het wel. Dan heb je die hele planning voor niets gemaakt. Maar hoe maak je dan wel een goede dagplanning die werkt voor jou als ondernemer?

Zo ga je productief om met chaos in je dagplanning

In plaats daarvan werk ik met themadagen en maximaal 3 to do’s per dag die prioriteit hebben. Deze taken heten mijn VITs: Very Important Tasks. (Als je mijn Pretty Productive Planner in huis hebt, zul je de naam al herkennen. ;)) Deze drie taken hebben absolute prioriteit; als ik die af krijg, ben ik in principe al tevreden.⁠

Daarnaast zijn er de bonus to do’s – alles wat ik verder nog doe als ik de VITs af heb. Ook ik ‘moet’ meer dan drie dingen doen op een dag, maar de VITs zijn het allerbelangrijkst. Daarna is er echt nog alle ruimte voor bonus taken! En wat is het een heerlijk gevoel als je niet alleen je VITs af hebt, maar ook nog wat bonus taken hebt kunnen aftikken op een dag. ⁠Door te werken met VITs en bonus to do’s zijn je prioriteiten helder. Mocht je dag anders lopen dan gepland, dan weet je dus ook direct waar je mee verder gaat en wat je best even een dag op kunt schuiven. 

Chaos hoeft dus niet te betekenen dat je een slechte planner bent of dat een dagplanning maken ‘nou eenmaal niets is’ voor jou. Chaos is part of life! Door de vaste tijdsblokken te skippen en in plaats daarvan te werken met VITs en bonus to do’s, creëer je ruimte voor iets waar we nou eenmaal allemaal mee te maken hebben. 

Benieuwd naar meer concrete tips om als ondernemer je dagen het allerbeste kan plannen en besteden om het meeste uit je bedrijf te halen? In mijn gratis masterclass ‘Het geheim om je bedrijf te groeien met rust, focus en overzicht’ geef ik je mijn bewezen methode om elke dag zo productief mogelijk te werken aan wat écht belangrijk is om je bedrijf en omzet flink te groeien. Je kan je hier gratis inschrijven.