Ken je het boek ‘Een Nieuw Begin’ van Tony Crabbe? Ik las daarin iets dat mij aan het denken zette en waardoor ik mij realiseerde wat het geheim is van productief werken. In zijn boek vraagt hij of je een ‘grazer’ of een ‘knaller’ bent. Een grazer ‘graast’ de hele dag door binnenkomende berichten, terwijl ze eigenlijk met iets anders bezig zijn. Denk aan het altijd open hebben van je inbox, het om de 5 minuten checken van je Instagram DM’s of meteen beantwoorden van binnenkomende appjes. Een knaller daarentegen ‘knalt’ er grote porties werk in één go doorheen. Deze besteedt heel bewust eerst aandacht aan taak X, dan aan Y. Niet aan X en Y tegelijkertijd. Ik vermoed dat jij als ondernemer liever meer wil knallen dan grazen. Het geeft namelijk een enorme boost aan je productiviteit als je je minder als grazer gedraagt. Een grazer heeft voor alles minder aandacht, waardoor je ook weinig écht af krijgt op een dag. Hoe word je een knaller als je je al tijden als grazer gedraagt? In deze blog deel ik drie praktische en direct toepasbare tips. Meer leren over productief werken? Luister dan ook naar mijn gratis podcast!
3 tips om productiever te werken
#1: Tijd reserveren voor het beantwoorden van mails en andere berichten
Beantwoord je mail en andere berichten op een moment in de dag waarop je van nature al minder productief bent. Ik raad niet per se aan om een vast tijdstip aan te houden, want ik weet dat elke dag anders loopt. Toch hebben we allemaal onze ‘daluren’. Die zijn perfect om mails te beantwoorden, zodat je de rest van de dag gebruikt om te knallen. Misschien werkt dit voor jou uitstekend als je aan je eerste kop koffie zit, of net na de lunch. Whatever suits you!
#2: Werk met pomodoro’s
Pomodoro’s zijn tijdvakken van 25 minuten waarin je onafgebroken aan één taak werkt. Zet hiervoor een timer (bijvoorbeeld met de app Forest, mijn favoriet!) en neem daarna telkens 5 minuten pauze. Hiermee zorg je al voor een goede basis om te knallen.
#3: Zorg voor een goede stok achter de deur om te knallen
Zo houd ik met een andere ondernemer bij Hashtag Workmode (de flexwerk locatie waar ik een plek huur) regelmatig ‘Forest sprints’ zoals we ze noemen. Daarbij vertellen we elkaar vooraf wat we in die 25 minuten gedaan willen krijgen en daarna starten we allebei een timer in de Forest app. Wanneer de tijd voorbij is, check je bij de ander of het haar gelukt is alles af te krijgen. Doordat iemand je accountable houdt, ben je veel minder geneigd om toe te geven aan het grazen! De stok kan ook een andere ‘beloning’ zijn. Bijvoorbeeld een korte wandeling als je taak af is, of nog een kop koffie om je scherp te houden.
Zo blijf je gefocust werken
Heb je alsnog moeite om je te blijven focussen? Is het in je hoofd vaak druk en lukt het maar niet om je 100% te concentreren? Dat komt doordat er in je hoofd teveel open bestanden zijn. Zie het als het equivalent van too many tabs open op je laptop ;). In het eerder genoemde boek van Tony Crabbe wordt gesproken over het ‘Zeigarnik effect’. Sowieso een dikke aanrader trouwens, dat boek, maar dat terzijde. Ons brein werkt met ‘open’ en ‘gesloten’ bestanden. Elke keer dat je aan een nieuwe taak begint, een telefoontje tussendoor opneemt, tijdens een Zoom call heel even dat ene binnenkomende mailtje opent om te zien waar het over gaat, open je als het ware een bestand in je brein. Als we die bestanden niet sluiten, blijft alles dus op de achtergrond draaien, waardoor het lastiger wordt om je te focussen op de task at hand. Dan heb je last van het Zeigarnik effect.
TIP: Neem na elke meeting of call en onafgemaakte taak een kort moment om even op te schrijven welke stappen je nog moet ondernemen om dit te voltooien en schrijf er meteen bij wanneer je dat gaat doen. Zo sluit je het bestand in je hoofd en kun je je met volle aandacht op het volgende focussen. Zo makkelijk kan het zijn! Daarnaast is het natuurlijk ook slim om kritisch te zijn op de bestanden die je opent; dus open niet ‘even snel’ je mail tijdens een Zoom meeting. Je kunt je daarna namelijk een stuk slechter op de meeting concentreren! En de kans is groot dat die mails of appjes helemaal geen prioteit hebben.
Wil je weten hoe jij als ondernemer je tijd het allerbeste kan plannen en besteden om je bedrijf en omzet flink te laten groeien? Wil je elke dag zo productief mogelijk en met rust, focus en overzicht werken aan wat écht belangrijk is om je bedrijf en omzet flink te groeien? In mijn gratis masterclass ‘Het geheim om je bedrijf te groeien met rust, focus en overzicht’ geef ik je mijn bewezen methode om het meeste resultaat uit je tijd te halen. Schrijf je hier gratis in.
