In de afgelopen jaren is mijn business en omzet met zo’n 430% gegroeid. Bij groei komt altijd groeipijn kijken. Op mentaal vlak -wanneer je mindset zich nog moet aanpassen aan je volgende uitdagingen- en op het vlak van tijd (te veel moeten doen en te weinig tijd). Dat ik op mentaal vlak wat uitdagingen te verwerken kreeg, deelde ik laatst al met je in deze persoonlijke podcast. Daarom leek het me goed om met deze blog de andere kant te belichten; de groeipijn op het gebied van tijd. Ik geef je graag 3 tips om tijd te besparen als je bedrijf hard groeit. Hopelijk heb jij ze snel hard nodig!
Valkuilen als je bedrijf groeit
Als je net begint met ondernemen ben je waarschijnlijk het grootste gedeelte van je tijd bezig met het werven van klanten. Dus kun je naar hartenlust al je creatieve ideeën opzetten en uitproberen, om te zien wat wel en niet werkt. Lekker áán je bedrijf werken. Heerlijk vind ik dat, om een idee uit je hoofd realiteit te maken. Van niets, iets te maken en daar resultaat van zien. Als je me ergens blij mee maakt, zijn het dagen gevuld daarmee. Wanneer je het resultaat ziet en er meer klanten bij komen, heb je automatisch minder tijd beschikbaar om nog aan die nieuwe ideeën te blijven werken. Zonde, want dat kan zomaar betekenen dat je stil komt te staan.
3 tips: zo bespaar je tijd als je bedrijf groeit
Ik zie bij veel ondernemers gebeuren dat de balans van 100% AAN je bedrijf werken snel shift naar 100% IN je bedrijf werken. En dat er dan geen tijd meer is voor het opzetten en uitvoeren van je creatieve plannen, terwijl dat juist is waar de meeste ondernemers zo ontzettend van houden! Om ervoor te zorgen dat ik altijd een balans houd van zo’n 50% in en 50% aan mijn bedrijf werken, zijn er drie dingen die ik in de afgelopen jaren als eerste heb aangepakt.
1. Bedrijfsprocessen automatiseren
Bij het runnen van een onderneming komen ontzettend veel processen en kleine regeltaakjes kijken; onoverkomelijke werkzaamheden. Denk aan het klaarzetten van de techniek van je webinar of het sturen van bepaalde informatie naar je klanten. Zeker toen er meer tijd naar het coachen van mijn klanten ging, wilde ik niet de rest van mijn tijd bezig zijn met regeltaken. Daarom ben ik als eerste dat soort taken gaan automatiseren. Je kan het natuurlijk uitbesteden, maar ik heb liever dat mijn team bezig is met het doen van werk dat impact heeft, dan dat ze handmatig dingen doen die net zo goed geautomatiseerd kunnen. Zo kan ik hun tijd ook weer beter inzetten.
Een aantal processen die ik heb geautomatiseerd:
- Onboarden van nieuwe klanten (info versturen, contactgegevens in Moneybird zetten, Google Drive map aanmaken, etc.)
- Klantverjaardagen in mijn agenda zetten
- Vragen om reviews
- Facturen maken voor termijnbetalingen
- Overzicht houden in wie waar in mijn 1-op-1 traject zit en wanneer er plek vrijkomt
In principe probeer iedere kleinere taak die op mijn to do lijst komt te automatiseren. Als dat niet lukt, dan probeer ik de effort zo minimaal mogelijk te maken voordat ik het uitbesteed. Zodat mijn tijd gaat zitten in het helpen van mijn klanten en het laten groeien van mijn bedrijf.
2. Freelance experts inhuren
Toen ik mijn eerste freelancer voor een vast aantal uren per week bij Hashtag Lifegoals betrok, wilde ik direct dat de samenwerking soepel zou verlopen. Ik had al bij te veel ondernemers gezien dat ze iemand aannemen omdat ze willen dat het ze tijd oplevert, maar het vervolgens eigenlijk meer tijd kost vanwege alle vragen en het heen en weer mailen en appen. Daarom richtte ik met mijn rechterhand Anne meteen een Trello bord op, waar ik alle doelen en focus voor die maand in zet, en haar terugkerende en nieuwe taken in bijhoud. Gesorteerd op prioriteit. We besloten om alle communicatie via het Trello bord te laten verlopen en appen alleen over de hoognodige dingen die spoed hebben of waar we even snel antwoord op nodig hebben van elkaar.
Het werken met haar leverde me daardoor direct tijd (en omzet) op; ze wist alles te vinden en kon werk uit handen nemen in plaats van dat ik wekenlang bezig was met haar inwerken en vragen beantwoorden.
3. Minder en slimmer mailen
Toen ik vroeger nog in loondienst was, was ik er trots op hoe snel ik mijn mails beantwoordde. Ik hield mijn inbox continu in de gaten en kreeg regelmatig de reactie “zo, jij reageert snel!”. Toen ik ging ondernemen heb echt een enorme mindset shift gemaakt en bedacht dat mijn inbox niet de #1 prioriteit heeft. Natuurlijk is het belangrijk dat mensen redelijk snel antwoord krijgen, maar mijn inbox bepaalt niet meer mijn dag. Inmiddels kan ik heel goed een mail laten liggen tot ik er wél met de nodige aandacht naar kan kijken en werk ik ook nooit meer naar een lege inbox toe om dat cijfertje op 0 te krijgen, maar ik wil ook voorkomen dat ik elke dag 2 uur nodig heb om alle mails te beantwoorden.
Minder tijd kwijt zijn aan mailen? Zo doe je dat:
Geen onnodige mails ontvangen
Super kritisch zijn op WAT er in je mailbox terechtkomt. Geen nieuwsbrieven meer in je inbox die je opent en zonder te lezen weer verwijdert (schrijf je dan per direct uit). Dat geldt net zo goed voor inhoudelijke mails. Is het echt nodig om op en neer te mailen of is er een slimmere manier die minder tijd in beslag neemt?
Trello voor werkprocessen
Met mijn klanten werk ik 1-op-1 in een Trello bord waar ze me al hun vragen kunnen stellen en waar ik op een vast moment in de week op antwoord. Zij mailen mij dus nooit. Met mijn team werken we ook in ons Trello bord, waar alle communicatie plaatsvindt. De deelnemers van mijn online programma hebben een Facebook groep waar ze terecht kunnen met hun vragen.
Communicatie onder de loep nemen
Als ik merk dat ik veel mails binnen krijg met dezelfde vraag, zie ik dat als een teken dat ik ergens niet duidelijk genoeg ben. Om een voorbeeld te geven: toen we vorig jaar alle online trainingen hebben verhuisd naar een nieuwe academy, hebben we de oude trainingspagina’s na een tijdje offline gehaald. Destijds heb ik daar iedereen meerdere mails over gestuurd, maar er komen nog steeds wekelijks mailtjes binnen met de vraag “ik wilde de training gaan volgen, maar de link naar de pagina die ik toen heb gehad doet het niet meer?”. Dan kan ik wel elke keer hetzelfde mailtje terugsturen, maar ik kan veel beter die oude pagina’s weer online zetten met daarop de boodschap hoe ze kunnen inloggen in de nieuwe academy. Dan krijg ik deze vraag namelijk helemaal niet meer. En dat is niet alleen voor mij, maar ook voor mijn klanten veel fijner!
Er zijn zo veel dingen waar je tijd op kan besparen wanneer je bedrijf hard groeit. Deze drie heb ik destijds als eerste aangepakt, maar er is natuurlijk nog véél meer te doen! Heb jij ook dringend behoefte aan meer uren in je week? Meld je aan voor mijn gratis masterclass die binnenkort plaatsvindt! Daarin deel ik met je hoe je ervoor kan zorgen dat jij voornamelijk in jouw zone of genius werkt en alle tijd hebt om je creatieve en omzet-verhogende plannen uit te voeren, omdat de rest van je bedrijf op rolletjes loopt zonder dat jij overal voor nodig bent. Je kan met de juiste stappen namelijk in korte tijd al veel bereiken. Schrijf je hier in, het wordt mega waardevol.
