Tips om je afspraken slimmer in te plannen

Of je nu een online coaching business, fysieke praktijk, e-commerce bedrijf of pakketten op freelance-basis hebt: als ondernemer heb je regelmatig afspraken. Klanten, leveranciers, andere ondernemers… ze willen allemaal een gaatje in jouw toch-al-drukke dag. Het resultaat: de planning van anderen neemt al snel jouw dagen over. Met deze tips kun je je afspraken slim inplannen, zodat je controle houdt over je werkdagen en productiviteit.

Ik plande de volgende sessie in met een van mijn klanten en we zetten hem vast op een dinsdag om 8:45. “Nu ben ik eigenlijk wel nieuwsgierig waarom jij altijd met je afspraken begint om kwart voor 9, in plaats van half 9 of 9 uur?” zegt ze. Een vraag (en antwoord) waar meteen een heel goed punt in zit.

Afspraken slim inplannen volgens je productieve ritme

Meestal begin ik zo tussen 8:30 en 8:45 met werken. Als ik mijn eerste klantafspraak om 8:30 plan, dan moet ik eigenlijk al wat eerder klaar zitten om alles op te starten en door te nemen zodat ik om half 9 echt ready ben. Ik ben ’s ochtends een ontzettend trage Harrie, dus ik snoep liever geen tijd van mijn ochtendroutine af: half 9 valt dus af.

Maar als ik om 9:00 mijn eerste afspraak heb, dan zit ik gegarandeerd de eerste 20 minuten dat ik achter mijn laptop zit niks nuttigs te doen. Je kan nét niets doen, dus ga je onbenullige kleine taakjes aanpakken om maar het gevoel te hebben dat je productief bent.

Dus is mijn eerste afspraak 8:45. Dan kun je denken “joh die 20 minuten die je niet optimaal gebruikt op een dag, maak je niet druk”. Het zijn 20 minuten die later weer aantikken op een blok waarin ik gefocust aan de slag ben. En dat gaat bijna niet als je je tijd versplintert over de hele dag.

Je afspraken aaneensluitend inplannen

Om die reden plan ik mijn afspraken ook allemaal in de ochtend en het liefst aaneensluitend. Met 15 minuten ertussen voor een koffie- en plaspauze. 😉 Vroeger had ik vaak dat ik bijvoorbeeld een afspraak had om 9:00, dan weer om 11:30, en eentje om 14:00. Ik kan je vertellen (en dit herken je vast): het is érg lastig om echt iets groots gedaan te krijgen in die momenten tussen afspraken.

Sinds ik alle afspraken in de ochtend doe én aaneensluitend, heb ik meer tijd (de hele middag voor mijn to do’s), meer focus (want geen versnipperde aandacht) en meer energie (brein gaat veel lekkerder op minder switchen). Toen ik dit onlangs op Instagram in mijn Story deelde, kreeg ik veelvuldig de vraag: maar hoe zorg je er dan voor dat je afspraken aaneensluitend zijn?

Het is heel simpel. Ik zeg tegen de ander gewoon “ik kan die dag om die tijd, kan jij dan ook?”. Het zou je verbazen hoe vaak het antwoord ja is. 😉 In 95% van de gevallen is het prima voor de ander. Als een dag nog helemaal leeg is, dan stel ik 8:45 voor, en als er al een afspraak staat, dan het tijdslot daarvoor of daarna. Easy peasy!

Jouw eigen afspraken slimmer plannen

Ik daag je uit om ook eens te kijken naar jouw agenda indeling. Ook (of misschien juist) als je nu denkt ‘maar wat als mijn klanten niet alleen op mijn tijden willen afspreken?!’.

Jouw klanten hebben het allermeest aan jou als jij on top of your game bent. Niet aan de oververmoeide en overwhelmed versie van jou. You owe it to them om ze het allerbeste te bieden. Die beste versie van jezelf kun je niet de hele dag van 9 tot 5 (of langer) zijn. Die ben je op bepaalde momenten. Zorg ervoor dat je je agenda daaromheen bouwt, niet andersom.

Dat zijn mijn beste tips voor het slim inplannen van afspraken in je agenda. Ga jij je agenda indeling omgooien? Laat het me weten in de comments, ik ben benieuwd! P.S. Ik deel in mijn Instagram Story en posts regelmatig dit soort tips en bevindingen. Volg je mij daar al?