Als tijdwinstexpert krijgt ik bijna dagelijks vragen over mijn favoriete productiviteitstools en hacks. Hoewel ik absoluut niet geloof in quick fixes, is er wel een tool waar ik bij zweer: organisatietool Trello. Trello helpt me dagelijks om mega efficiënt te ondernemen. Zo zorgt de tool ervoor dat mijn bedrijf altijd soepel loopt, mijn klanten geholpen worden en mijn team vooruit kan. Ook als ik even uit mijn bedrijf stap, bijvoorbeeld voor een vakantie. Omdat veel ondernemers Trello uitsluitend als planning tool gebruiken, deel ik graag mijn drie ultieme manieren waarop Trello je kan helpen efficiënter te ondernemen. Wil je direct maximale rust, overzicht en tijd in je bedrijf creëren door Trello slim in te zetten? Schrijf je dan hier in voor mijn gratis masterclass ‘Trello voor ondernemers: maximaliseer jouw business efficiency & groei‘.
Trello als interne communicatietool
Allereerst communiceert mijn team via Trello. Er zijn twee mensen die elke week een aantal uren voor Hashtag Lifegoals werken. In principe hebben ze allebei hun eigen ding, maar het wil nog wel eens voorkomen dat de een een wachtwoord mist die ze nodig heeft, of de ander iets kan doen waar de eerste weer minder kennis van heeft. In plaats van dat alles via mij loopt en ik continu de verbindende factor ben, zitten we met z’n drieën in een Trello bord. Vanuit hier werken we. Ik zet daar al hun taken in, maar ze kunnen ook met elkaar communiceren en om hulp vragen.
Stap ik even uit mijn bedrijf, dan weet ik dat zij samen alles voor elkaar krijgen terwijl ik weg ben (en hoef ik daarna niet 50 mails hoef terug te lezen waarbij ik in de cc sta ;)). En doordat ik al hun taken vooraf al in het Trello bord heb gezet, weten ze ook precies waar ze mee aan de slag kunnen in mijn afwezigheid en wat prioriteit heeft. Als alle hoge prio’s af zijn, staan er nog meer taken die ze kunnen oppakken als ze tijd overhebben. En zodra ik terug ben, kan ik in één oogopslag zien wat er gedaan is en wat er nog van mij nodig is.
Communiceren met klanten via Trello
Ook met mijn 1-op-1 trajectklanten werk ik samen in een Trello bord. Daarin heb ik ze ruim op tijd al laten weten tot wanneer ze hun vragen kunnen stellen. Terwijl ik door Cuba reisde, dropten zij hun nieuwe vragen gewoon in ons bord. Ze wisten wanneer ik terugkwam en daar weer op reageer, maar ze hoeven niet al hun vragen te onthouden tot die tijd. Ook hier geldt weer: geen talloze mails om doorheen te kammen wanneer ik weer aan het werk ben, maar ik kan gericht per klant aan de slag op de dag waarop zij antwoord van mij kunnen verwachten.
Overzicht houden met Trello
Tenslotte is Trello de perfecte tool om overzicht te houden in alle bewegende schakels van je bedrijf – die anders al snel mentale tabjes zouden zijn. 😉 In Trello hebben we voor elk ‘project’ een eigen bord. Met project bedoel ik een webinar, een lancering, een websitevernieuwing, dat soort zaken.
Veel ondernemers zijn bang voor een wildgroei aan borden in hun Trello. Ze willen niet overal een bord voor hebben. Toch ben ik van mening dat een grote hoeveelheid aan borden niet verkeerd is. Het is wel zo dat elk bord zijn eigen doel moet hebben en dat doel moet dienen. Als het maandplanning bord bedoeld is om een overzicht te krijgen van alles wat er die maand moet gebeuren, dan moet je daar niet alle to-do’s voor een project in januari op gaan zetten. Dan heb je geen overzicht meer in wat er DEZE maand moet gebeuren en dan dient het bord zijn doel niet.
Daarom heb ik een apart bord voor mijn webinar, voor mijn klantoverzicht, voor contentideeën, voor het bijhouden van leads, en zo nog veel meer. Doordat dingen op hun eigen bord staan en niet alles tegelijk van belang is, kan ik heel goed zien wat ik nog moet afronden voor bijvoorbeeld mijn vakantie en welke taken ik moet doen en welke door mijn team gedaan worden.
Of ik nu in het vliegtuig naar Spanje stap of in deep focus mode werk aan mijn omzetverhogende plannen: Trello geeft enorm veel rust in mijn hoofd, zodat ik vol kan genieten van wat ik doe.
Ik hoop dat ik je hiermee heb kunnen inspireren om Trello in te zetten om je bedrijf efficiënter te laten lopen! Wil je direct aan de slag met Trello om je bedrijf soepel te laten lopen, maar heb je geen zin om alles zelf uit te zoeken? In mijn gratis Trello masterclass neem ik je binnenkort mee in hoe je als ondernemer het maximale uit deze tool haalt. Je krijgt inspiratie en concrete handvatten om van Trello een extern brein voor je business te maken, zodat jij direct overzicht hebt in je hele bedrijf, rust in je hoofd krijgt en je bedrijf sneller kan groeien. Schrijf je hier gratis in.
Eén reactie