De kern van prioriteiten stellen is het maken van de juiste keuzes. Als je het druk hebt, lijkt het alsof alles op je to do lijst nú moet gebeuren. Want er wacht iemand op jouw input of antwoord, je hebt een bomvolle inbox, of het staat al zo onwijs lang op je lijstje dat je er niet meer aan ontkomt. Ik ben altijd vóór het afvinken van to do lijstjes, er is wel een belangrijke ‘maar’: doe geen taken omdat ze dan maar gedaan zijn. Zo zat ik met één van mijn klanten in een Zoom-sessie en ze vertelde dat ze zo’n mega lange to do lijst had, dat ze er onwijs van in de stress schoot. Ik vroeg haar om haar scherm eens te delen zodat ik naar die epic lijst kon kijken. Ik kon er zo 5-10 dingen uitpikken waarvan ik wist dat ze niet NU hoeven gedaan te worden. Door prioriteiten te stellen ervaar je al snel meer rust. En er komt tijd vrij voor focus op de taken die voorrang hebben.
Prioriteiten stellen: hoe doe je dat?
Niet alle taken hoeven per se NU te gebeuren. Ze moeten ooit gedaan worden. En ja, het is absoluut waar: het moet een keer gedaan worden, dus wanneer dan als je het niet nu doet? Het maar voor je uit blijven schuiven is ook geen oplossing. Maar wanneer je het nu toevoegt aan je al veel te lange to do lijst, betekent het niet noodzakelijk dat het echt gedaan wordt. Het draagt wel lekker bij aan de stress die je toch al hebt. Werk aan een taak als deze bijdraagt aan je doel(en) op dat moment. Zo had ik bijvoorbeeld al langer op mijn lijstje staan dat ik mijn website wat beter wilde gaan insteken op SEO. Had ik op elk moment aan kunnen beginnen, maar pas toen mijn doel ‘zichtbaarheid vergroten’ werd, heb ik het serieus opgepakt. Anders kun je namelijk altijd wel dingen bedenken die je nog moet doen. Is het werk ooit echt 100% af?
In 3 stappen prioriteiten stellen
1. Wat is time sensitive?
Je belangrijkste prioriteiten zijn de taken met deadlines in de nabije toekomst. Dat zijn zaken om op je to do lijst te houden. Voorwaarde is dat het niet-verzetbare deadlines zijn, denk aan het op tijd sturen van een kerstgeschenk aan je klanten, het doen van belastingaangifte of het voorbereiden van een workshop die op een bepaalde dag plaatsvindt. Als de deadline wel verzet kan worden, is het de moeite waard om te onderzoeken wat de gevolgen daarvan zijn.
2. Wat draagt bij aan je huidige doelen en wat niet?
Uiteindelijk voelen we ons niet per se gelukkig of succesvol doordat we zo veel mogelijk losse taakjes hebben afgevinkt, maar door het behalen van onze doelen. Kijk eens heel kritisch naar je to do lijst: wat draagt er bij aan de doelen die je op dit moment hebt? En vooral: welke taken niet?
3. Bewaar de losse taakjes op één overzichtelijke plek.
Alles wat nu niet bijdraagt aan je doelen, gaat van je to do lijst af. Nu snap ik ook heus dat ze ooit gedaan moeten worden, dus gewoon schrappen heeft weinig zin. Ik bewaar dit soort ‘klusjes’ (zoals ik ze noem) op een apart Trello bord. Eens per maand kijk ik daarnaar wanneer ik de maandplanning maak en besluit ik of ik wat van die taakjes afvink – afhankelijk van mijn doelen – of dat ze daar nog blijven staan.
Door goed prioriteiten te stellen, kun je jezelf een hoop stress besparen en headspace besparen. Iets om op korte termijn mee aan de slag te gaan. Tot slot: binnenkort geef ik een gratis online masterclass waarin ik je help je tijdlekken te ontdekken en geef ik je de sleutel naar de oplossing. Lekker praktisch en concreet, of zoals we in Rotterdam zeggen ‘niet lullen maar poetsen’. Je kan je hier gratis inschrijven.
