Veel ondernemers hebben er moeite mee: een realistische planning maken die ook daadwerkelijk haalbaar is. Want wat zet je er wel en niet in? En hoe moet je nu al weten wat je de komende maanden gaat doen? Je wil jezelf misschien nog wel helemaal niet vastleggen. Dus plan je niet, onder het mom van “ik wil flexibel en spontaan blijven”. Het gevolg? Je gaat weer vooral reactief aan het werk met wat er nú moet gebeuren en al die toffe ideeën blijven op je wensenlijstje staan. Zonde! Met deze 4 stappen maak je een realistische planning waarmee je je to do’s afvinkt, naar je grote doelen toewerkt én ruimte houdt voor spontane plannen.
Tips om een realistische planning te maken
Je planning heeft onwijs veel invloed op wat je elke dag doet. Een goede planning bestaat uit vier niveaus: jaar, maand, week en dag. En die staan allemaal met elkaar in verbinding. Ik neem je even mee door die vier niveaus – die de vier verschillende stappen vormen – waarmee je een realistische planning maakt die easy peasy vol te houden is en waarmee je al je doelen behaalt.
Stap 1: Jaarplanning
Het begint allemaal bij je jaarplanning. Zonder jaarplanning zijn we maar wat aan het doen. Dat is alsof je een taart wil bakken en zegt “weet je wat, ik gooi gewoon van alles wat uit mijn keukenkastje bij elkaar, kijken of het lekker wordt”. Misschien maak je een masterpiece, maar de kans is groter dat je taart volledig inzakt in de oven of niet te eten is omdat er maïzena inzit in plaats van bakmeel. Ook met een taart begin je met een basis recept, eentje waarmee je weet: als ik dit bij elkaar stop, komt er in ieder geval een taart uit de oven.
Daarna kan je ‘m naar hartenlust aankleden en nóg beter maken met een mooi glazuur en de lekkerste toppings. Daar kan je je helemaal uitleven, mik maar op die taart wat je wil. Het is in ieder geval een taart en wat jij er extra mee doet, spreekt allemaal mensen aan die jouw gekozen smaken en kleuren ook lekker vinden. Ik trek mijn taart-metafoor een beetje ver door, maar je snapt nu wel wat ik bedoel. 😜
De basis van wat je moet doen om een winstgevend bedrijf te runnen komend jaar moet staan. Daarnaast kun je aan je planning allemaal leuke, extra dingen toevoegen die je graag wil doen of uitwerken. En die jaarplanning kun je op elk moment van het jaar maken. Nu, voor de komende 12 maanden. Of tot het einde van dit jaar. En dan zit je nergens aan vast hè, je mag altijd in augustus nog een ander smaakje of topping voor september kiezen. Het gaat erom dat je de basis van het plan, het recept, schetst. Dat geeft rust én sturing!
Stap 2: Maandplanning
Deze stap wordt het meest overgeslagen en is ook de grootste reden waarom veel ondernemers het lastig vinden om zich wekelijks aan een planning te houden. Zonder maandplanning moet je direct vanuit je jaarplanning een vertaalslag maken naar wat je deze week moet doen. En dat is lastig, want het grote doel kan nogal overweldigend zijn. Daarom heb je, als tussenstap, een maandplanning nodig. Hierin zoom je in op de plannen die je in het jaarplan voor die maand hebt opgeschreven. Zou je een masterclass geven of een nieuwe training lanceren? Dan ga je dat in het maandplan verder uitwerken.
Hierin komt alles te staan dat je die maand moet doen, om de doelen van deze maand te halen. En dat zijn weer doelen die bijdragen aan je jaardoel(en). Zo maak je van hele grote doelen steeds kleinere, behapbare, stukjes.
Stap 3: Weekplanning
Nadat je een maandplanning hebt gemaakt, kan je overgaan tot een weekplanning. Spoiler alert: een eindeloze to-dolijst is geen planning. 😉 Een weekplanning komt voort uit je doelen voor die maand. Wat wil je bereiken en wat moet daarvoor gebeuren? Om het concreter en makkelijker te maken, stel je één of twee weekdoelen en vervolgens schrijf je alles op wat je die week moet doen om ze te halen.
Alles wat je deze week niet gaat doen, hoort niet thuis op je weekplanning. Bewaar overige ideeën of dingen die je later moet doen dus op een andere plek.
Stap 4: Dagplanning
Ook hierbij geldt weer: een eindeloze to-dolijst is geen planning. Veel mensen denken dat ik elke minuut van de dag vooraf al inplan, maar niets is minder waar! Ik kijk naar welke taken absolute prioriteit hebben die dag, en ik begin met de grootste/meest inhoudelijke, de taak waarvoor ik de meeste concentratie en creativiteit nodig heb. Vervolgens werk ik het lijstje met prioriteiten af en heb ik daarna meestal nog tijd over, waarin ik aan mijn ‘bonustaken’ werk.
Ik werk niet in tijdsblokken en ik time ook niet elke taak. Ik weet wel hoe lang ik er ongeveer over mag/wil doen en daar probeer ik me aan te houden. Je dagplanning moet voortvloeien uit je weekplanning, anders haal je de weekdoelen niet. En dus ook de maanddoelen en de jaardoelen niet. Deze dagplanning bevat maar een aantal essentiële taken die je dichterbij je weekdoelen brengen.
Beter plannen begint klein
Het voelt nu misschien als heel veel planning, zo allemaal bij elkaar. In de praktijk heb je voor elke stap echt geen uren nodig elke week. Ik hou zelf ook niet van poespas en plan al jaren op deze manier. Ik durf wel te zeggen dat het een van de grootste redenen is dat mijn bedrijf is waar het is en een omzet in de six figures draait.
Door op deze manier te plannen, zorg ik ervoor dat alles wat er toe doet echt uitgewerkt wordt en niet blijft hangen op een ‘ooit-nog-doen-lijstje’. Beter plannen begint klein. Bekijk het stap voor stap, zodat je taken overzichtelijk houdt.
Het zorgt ervoor dat ik elke week alles op mijn to-dolijst afkrijg en alle tijd heb om ad hoc taken op te vangen of brandjes te blussen. En dat ik alle tijd heb voor mijn klanten en tegelijkertijd ook genoeg tijd heb om áán mijn bedrijf te werken.
Wil je weten hoe jij als ondernemer je tijd het allerbeste kan plannen en besteden om het meeste uit je bedrijf te halen? In mijn gratis masterclass ‘Het geheim om je bedrijf te groeien met rust, focus en overzicht’ geef ik je mijn bewezen methode om elke dag zo productief mogelijk te werken aan wat écht belangrijk is om je bedrijf en omzet flink te groeien. Je kan je hier gratis inschrijven. Het wordt heel waardevol, dus mis ‘m niet!
Eén reactie