Delegeren kun je leren. En als je het op de juiste manier aanpakt, levert het je veel op: tijd, rust, vertrouwen en zelfs een groeiend bedrijf. Veel ondernemers verslinden VA (Virtual Assistant) na VA, maar zijn over niemand tevreden. Het kost telkens meer tijd dan dat het oplevert… En dan kan je het net zo goed zelf doen, right? Vaak wordt er iemand ingehuurd vanuit een soort laatste noodactie. Dan ligt er inmiddels zó veel werk, dat er echt NU iets moet gebeuren om het op te lossen. Die persoon wordt dan in het diepe gegooid met hoge verwachtingen dat er vanaf nu een stuk meer tijd en ademruimte zal komen. Spoiler alert: dat is niet zo. Dus ga je er vanuit dat je VA (of ander teamlid) jouw werktempo niet kan bijbenen, niet flexibel genoeg of niet pro-actief genoeg is. Dit vind je misschien niet leuk om te horen, maar: het ligt 9 van de 10 keer niet aan de mensen die je hebt ingeschakeld.
Slimmer werken begint met een goed doordacht plan. In mijn gratis masterclass ‘Slimmer Werken: bespaar 8-20 uur per week’ geef ik je meer inzicht in hoe je dit aanpakt.
Succesvol delegeren: de valkuilen
Hoe jouw bedrijf ingericht is en waar je nieuwe teamlid in terecht komt, is key. Wanneer je in het midden van alle chaos en drukte zonder enige voorbereiding een (freelance) teamlid aanneemt om je te helpen, merk je al snel dat het niet de tijd oplevert die je had gehoopt te besparen.
Deze situaties en valkuilen zie ik nog steeds bij andere ondernemers spelen:
👉 Je krijgt Heel. Veel. Vragen. En dat is niet gek, want hoe moet iemand die jouw business kent nou weten hoe jij de dingen het liefst gedaan ziet worden en waar alles staat? Dus krijg je om elke scheet een appje of mail met een vraag die je moet beantwoorden. En als ze dat niet doen, dan zijn ze in die uren (waar jij voor betaalt) aan het zoeken naar alle informatie die ze nodig hebben. Allebei geen ideale situatie 😅.
👉 De controle niet kunnen loslaten. Nog steeds heb je het gevoel dat je alles moet controleren en nalopen. Waardoor je ook denkt “nu had ik het net zo goed zelf kunnen doen”. Als ondernemer zijn we vaak niet zo goed in loslaten als we iets delegeren. Zeker als je er niet weet of iemand anders die taak net zo goed als jij kan doen, ben je snel geneigd om het werk te controleren. Maar ja, dat is nou juist niet waarvoor je iemand had aangenomen..
👉 Frustratie! Je hebt elke keer bijna een dagtaak aan het beantwoorden van alle vragen en appjes en daardoor is het juist drukker geworden in plaats van rustiger. Voor je het weet, ben je zelf weer taken aan het overnemen van diegene omdat het dan een stuk sneller gaat dan wanneer je het uit moet leggen.
Taken delegeren: een goede voorbereiding
Uiteindelijk betaal je dus iemand om het voor je te doen, maar doe je het nog steeds zelf. Dit is dus niet hoe je succesvol delegeert. Daarom is het zo, zo, ZO belangrijk om je processen op orde te hebben voordat je je halsoverkop in een samenwerking stort. Een goede voorbereiding is wederom het halve werk. Of zelfs het hele werk. In de procesbeschrijvingen leg je de stappen vast die jij neemt om bepaalde taken uit te voeren. Bijvoorbeeld het beantwoorden van je mails of het inplannen van afspraken. Zo wordt het voor je nieuwe teamlid easy peasy om een taak van jou over te nemen, zonder dat je ze het drie keer hoeft uit te leggen. Toen ik zelf 2 jaar geleden met mijn eerste freelancer ging samenwerken, stonden alle processen helemaal voor haar klaar. Ze kon vanaf dag 1 naadloos mijn taken overnemen, waardoor het me direct tijd (en headspace) opleverde.
Processen beschrijven
Ik weet dat processen beschrijven echt één van de minst sexy kanten aan het ondernemen is en dat je nu het liefst heel hard wil wegrennen 😜, maar het is wel broodnodig als je serieus bent over de groei van je bedrijf en je omzet. Zonder goede processen moet je alles zelf blijven doen, en daar zit nu eenmaal een limiet aan. Daarnaast is het handig om meteen aan het begin van jullie samenwerking afspraken te maken over de manier van communiceren. Via waar wil jij vragen krijgen (mail/app/etc)? Hoe vaak reageer je? Wanneer wil je absoluut NIET gestoord worden? Wat zie jij als urgent en wat niet? Wat mag jij van de ander verwachten? Goede afspraken zijn al het halve werk. Dan raak je veel makkelijker op elkaar ingespeeld en ontstaat er minder frictie.
Wanneer je de processen en afspraken gecovered hebt, dan wordt een taak écht loslaten al een stuk makkelijker. En dan is het de truc om niet te gaan micro-managen en je teamlid niet in de nek te gaan zitten. Als je iemand aanneemt, moet er een bepaalde mate van vertrouwen zijn. In hoe die persoon erin staat, of over zijn/haar kunde en expertise. Anders heeft een samenwerking sowieso geen zin. Goede processen en heldere afspraken helpen daarbij 🙏.
Uiteindelijk moet een team je meer tijd opleveren dan het kost. Zodat je samen naar jouw ambitieuze grote doelen kan toewerken! Wil jij nog meer inzichten en handvatten om tijd te besparen in je business? Binnenkort geef ik een gratis masterclass Slimmer Werken, waarin ik je help om weer tijd vrij te krijgen om áán je business te werken en je omzet te doen groeien! Schrijf je hier gratis in.
