Bij ondernemers die wat meer structuur in hun bedrijf kunnen gebruiken, zie ik vaak dezelfde dingen terugkomen. Grote kans dat jij ook een of meerdere van de volgende punten herkent. No worries! Ik heb 5 fouten die ondernemers vaak maken op het gebied van structuur op een rijtje gezet én hoe je ze oplost. Na vandaag gaat dit jou niet meer gebeuren!
Deze 5 fouten maken ondernemers vaak op het gebied van structuur
1. Ze beginnen te laat met structuur aanbrengen
Dit is met stip de nummer 1 misstap die ik voorbij zie komen. Veel ondernemers beginnen pas met structuur aanbrengen na een jaar of langer nadat ze zijn gaan ondernemen. Dan merken ze dat ze veel meer klanten kunnen aannemen en ideeën realiseren als ze niet zo veel tijd kwijt zijn aan klusjes en taken in de dagelijkse gang van zaken. Een structurele manier van werken hebben die hen tijd bespaart is dan plotseling ontzettend nodig. I get it, want in het begin van je onderneming ben je vooral bezig met het opzetten van je kanalen, naamsbekendheid verkrijgen en klanten binnenhalen. Dat kost al tijd genoeg. Newsflash: je krijgt het niet rustiger de komende jaren. 😉 Het wordt alleen maar drukker naarmate jouw bedrijf groeit. Er komt geen moment waarop je hier ineens tijd voor hebt.
Oplossing: Zie structuur aanbrengen niet als een immens groot project waar je maanden voor nodig zal hebben. Je kunt vandaag al beginnen met een kleine stap. Deel bijvoorbeeld je week in aan de hand van themadagen of bedenk waar je al je bonnetjes en facturen bewaart zodat je ze nooit meer gestresst hoeft te zoeken een dag voor de belastingaangifte deadline. Kleine stapjes helpen ook al en zo maak je langzaamaan steeds meer tijd vrij die je kunt gebruiken voor grotere projecten waarin je structuur wilt aanbrengen.
2. Ze werken hun systemen nooit uit
Mocht je mij ook volgen op mijn Instagram, dan weet je dat systemen mijn stokpaardjes zijn. Ik ben dol op systemen! Je kunt het ook workflows noemen, werkprocessen of stappenplannen. Whatever floats your boat. Het is mega belangrijk om je systemen uit te schrijven, zodat je weet hoe je te werk gaat. Ja, het zit toch allemaal in jouw hoofd en ja, het kost tijd om ze uit te schrijven, maar je kunt er veel tijd mee winnen. Hoe? Als je je systemen stap voor stap uitschrijft, zie je vaak een punt wat sneller, beter of efficiënter kan. Je kunt dan meteen je systeem optimaliseren. Dat is iets wat je niet snel zou opmerken wanneer je je systemen nooit uitschrijft.
Daarnaast zorgt dit voor de mogelijkheid om makkelijker dingen uit te besteden of te delegeren. Je hoeft de ander alleen maar jouw systeem te sturen en tadaa: ze kunnen het direct zelf oppakken zonder verdere uitleg van jou. Ideaal! Toen ik vroeger in loondienst werkte bij Fitgirlcode, werkten we op die manier alle stagiaires in. Alle systemen en een speciale stage handleiding stonden op Google Drive en iedereen kon daarbij. Super handig, want we bespaarden ons een dag inwerktijd per nieuwe stagiaire. Bonus pluspunt is dat je ook gewoon op vakantie kunt zonder gestoord te worden, want als je collega’s vragen hebben, kunnen ze je systemen erbij pakken zonder dat ze jou hoeven te appen terwijl jij op het strand ligt met een cocktail in je hand.
Oplossing: Schrijf je systemen uit! Begin makkelijk met 5 systemen en daarna ga je telkens een stapje verder wanneer je er tijd voor hebt (of vrij maakt). Je zal zien hoe snel je dit kan doen en hoeveel tijd je ermee wint! Wil je meer leren hierover? Meld je dan aan voor The Freedom Framework.
3. Ze maken geen tijd vrij voor het optimaliseren van hun systemen
Als je dan je systemen hebt uitgeschreven, moet je ook tijd nemen om ze af en toe na te lopen om te optimaliseren. Helaas gaat het hier vaak fout bij veel ondernemers. Het optimaliseren is minstens zo belangrijk als het uitschrijven van je systemen, anders kom je niet vooruit. Als je ze niet optimaliseert, blijf je op dezelfde manier werken als toen je begon met je bedrijf, wat vaak allang niet meer de meest efficiënte manier is. Ik durf er mijn hand voor in het vuur te steken dat jij inmiddels bent gegroeid als ondernemer en dat je dingen nu anders aan zou pakken met de kennis die je nu hebt. Het is toch zonde om die groei niet door te voeren in je bedrijf? Hiermee doe je jezelf en je business echt tekort.
Oplossing: Blok nú wat tijd in je agenda deze week om een minimaal een uur aan je systemen te werken. Als je dat hebt gedaan, plan je hier maandelijks een moment voor in. Zo zorg je ervoor dat je het altijd bijhoudt en dat je systemen met je mee groeien en je helpen in plaats van tegenwerken.
4. Ze zeggen dat ze nou eenmaal ongestructureerd zijn
Het is zeker waar dat de een van nature meer structuur heeft dan de ander. Maar ik hoor zo veel ondernemers zeggen dat ze zelf geen structuur aanbrengen “omdat ze gewoon niet gestructureerd zijn”. Punt. Alsof het daarmee basta is en er geen mogelijkheid bestaat waarmee dat kan veranderen. Geloof me, ook de allergrootste chaoot kan structuur aanbrengen! Daar geloof ik heilig in. Je moet alleen een manier vinden die bij jou past, anders voelt het als iets wat je vol moet houden in plaats van dat het intuïtief zo werkt.
Oplossing: Stop in ieder geval met zeggen dat jij nooit gestructureerd zal worden. 😉 Bedenk daarna voor jezelf wat voor doel je hebt met structuur. Wat moet het voor jou doen, welk doel wil je met structuur bereiken? Als je dat helder hebt, kun je stappen gaan maken om daar naartoe te werken.
5. Ze denken dat structuur hun vrijheid en creativiteit beperkt
Deze staat op nummer 5, maar is zeker niet de minste fout van het rijtje. Het lijkt vaak alsof structuur en planning recht tegenover vrijheid en creativiteit staan. Niets is minder waar! Je krijgt juist meer ruimte voor deze dingen wanneer je een gestructureerde basis hebt. Je wint er namelijk een hoop tijd mee en geeft jezelf een stuk meer focus waardoor je meer gedaan krijgt. Hoe meer tijd je hebt, hoe meer vrijheid en hoe meer de creativiteit gaat vloeien. Veel ondernemers die al een tijdje bezig zijn en een doorbraak hebben gemaakt waardoor hun bedrijf kon groeien, zeggen dat ze achteraf hadden gewild dat ze eerder waren begonnen met structuur aanbrengen.
Oplossing: Werk een week volgens je planning en ervaar first-hand hoeveel efficiënter je je tijd gebruikt en je daardoor ook meer tijd overhoudt. Laat je niet afleiden door andere zaken en volg als experiment eens écht een week je planning. Ik ben benieuwd of jij daarna nog steeds zou kunnen zeggen dat structuur je beperkt. 😉
Aan welke fout heb jij je weleens schuldig gemaakt en hoe heb je dat opgelost? Laat het me weten in de comments, ik ben benieuwd!
2 reacties
Ik denk ook dat een goede structuur je basis moet zijn. Daarnaast is een goede tijdsverdeling en planning ook een must om effectief te werken. Gelukkig kan je als ondernemer hierin vaak flexibel zijn.
Helemaal mee eens Esther! En die flexibiliteit is fijn, maar voor sommige ondernemers ook weer een valkuil. Dat ze daardoor hun planning niet volgen maar zich laten mee sleuren door de waan van de dag. Dus een balans tussen die twee is key!