In deze blog deel ik één van mijn allerbeste automatiseringstips met je. Dit zou heel goed dé tip kunnen zijn die jou enorm veel tijd gaat besparen. Want de meeste ondernemers doen dit handmatig. Ik heb het over onboarding: al het papierwerk, de mailtjes, en het geregel vanaf het moment dat een klant ja zegt tot aan het moment dat jij je (eerste) dienst levert. Toen mijn bedrijf hard begon te groeien, bedacht ik een systeem om het onboarden sneller en soepeler te laten verlopen. Het automatiseren van de handmatige taken levert mij nog steeds enorm veel tijdswinst op. En jou straks ook! Schrijf je ook in voor mijn gratis masterclass ‘Slimmer werken’, waarmee je al snel 8-20 uur per week bespaart.
Onboarding: de valkuilen
Om een indruk te geven van de tijd die in onboarding gaat zitten, deel ik mijn verhaal met je. Zodat jij niet in dezelfde vakuilen stapt ;). Ik weet nog goed dat ik een ochtend had met een aantal kennismakingscalls achter elkaar en de eerste daarvan wilde graag in mijn 1-op-1 traject stappen. In mijn enthousiasme beloofde ik haar een mail te sturen met alle informatie en de gegevens die ik van haar nodig had, zodat we van start konden gaan. Direct daarna had ik de andere calls en voor ik het wist was het al middag en moest ik nog allerlei to do’s voor die dag aftikken. Twee dagen later realiseerde ik me.. Ik heb nooit meer de beloofde mail gestuurd 😱. Dat vond ik ZO knullig. Iemand wil graag met je aan de slag, en hoort vervolgens twee dagen niks van je. Niet echt een lekkere eerste indruk. Gelukkig is het me vergeven, maar ik wist: dit moet anders. Als ik dit niet aanpas, is mijn bedrijf simpelweg niet schaalbaar. Stel je voor dat ik 50 ja’s krijg. Dan zou ik de hele week bezig zijn met alleen maar regelwerk!
De oplossing: automatiseren
Na die eerste ‘blunder’ heb ik mijn onboarding systeem voor 90% geautomatiseerd. Dat scheelt bakken met tijd én mijn nieuwe klant komt meteen in een warm bad terecht, terwijl ik er amper aan te pas kom. Als je nu kijkt naar je eigen bedrijf, denk je misschien: waarom heb ik dit nodig? Ik weet zeker dat je versteld staat van alle handelingen die je, deels zonder het door te hebben, verricht voor je klanten. Ook als ze eenmaal ‘on board’ zijn.
Hoe mijn onboarding proces er nu uitziet, deel ik graag met je. Doe er je voordeel mee!
Stap 1) De bevestigingsmail. Ik stuur de klant een bevestigingsmail dat we samen aan de slag gaan. Dit is een template mail die als sjabloon klaarstaat in mijn inbox, dus met een klik op de knop tover ik alle tekst tevoorschijn. Hier zet ik de voornaam van die persoon in en personaliseer ik een zinnetje zodat het betrekking heeft op waar we het zojuist over hebben gehad.
Stap 2) Gegevens verzamelen. De klant vult een kort onlineformulier in met hun bedrijfsgegevens, geeft akkoord op de algemene voorwaarden en kiest voor het aantal termijnen waarin ze willen betalen. De link naar dit formulier staat in het mailtje van stap 1.
Stap 3) Instructies. Nadat de klant het online formulier heeft ingevuld, krijgt hij/zij automatisch een mail met alle verdere instructies & details over het traject. Deze mail wordt gewoon vanuit mijn inbox verstuurd, dus ziet er heel persoonlijk uit.
Stap 4) Persoonlijke afspraak plannen. De klant maakt via een link naar mijn agenda uit de mail bij stap 3 een afspraak voor de eerste sessie. Zo kunnen ze zelf zien wanneer ik beschikbaar ben en hoeven we niet over en weer te mailen over data en tijden.
Stap 5) Google Drive map. Er wordt automatisch een Google Drive map aangemaakt. Hier kan ik alle notities die ik zelf maak tijdens het traject in bewaren.
Stap 6) Trello. De klant wordt automatisch met hun naam in mijn klantoverzicht in Trello gezet. Daarin zie ik precies wie waar in het traject zit, wie ik een welkomstpakketje moet sturen en wanneer ik ruimte heb voor nieuwe mensen.
Stap 7) Toegang tot mijn academy. Klanten krijgen automatisch toegang tot de academy. Daarin vinden ze een how-to library met video’s over automatiseringen vinden en bonus expert masterclasses die ze kunnen terugkijken op elk gewenst moment.
Stap 8) De boekhouding in Moneybird. Er wordt automatisch een contact aangemaakt in Moneybird. Zo staan alle bedrijfsgegevens vast in mijn boekhoudsysteem en hoef ik dat niet handmatig over te nemen voor de factuur. Je kan ook de factuur automatisch laten maken en versturen; ik doe dat niet omdat ik de factuur pas na de eerste sessie van het traject stuur.
Stap 9) Verjaardag van de klant. De verjaardag van de klant wordt automatisch in mijn agenda gezet. Ik heb hier een aparte kalender voor in Google en daar staan alle klantverjaardagen in, zodat ik op tijd een handgeschreven kaartje naar ze verstuur. Kleine moeite, heel attent en geautomatiseerd ;).
Stap 10) MailBlue. De klant wordt automatisch toegevoegd aan MailBlue. Of, als ze al in mijn MailBlue account staan, wordt het contact geüpdatet naar ‘huidige klant’. Zo heb ik iedereen bij elkaar als ik een mail wil sturen naar al mijn klanten met bijvoorbeeld een aankondiging voor een nieuwe expert gast masterclass.
Stap 11) Link naar Zoom-sessie. Ik maak een Zoom link aan die voor elke sessie te gebruiken is. Het liefst automatiseer ik deze stap ook, maar tot op heden kan de software nog niet automatisch een link aanmaken die geldig blijft (en dus niet alleen maar voor één datum te gebruiken is). Dat zal in de toekomst vast komen, tot die tijd doe ik het handmatig.
Stap 12) Klant uitnodigen voor Trello. Ik zet ons gezamenlijke Trello bord klaar en nodig de klant hiervoor uit. Ik heb een template die ik alleen maar hoef te kopiëren. Daar zet ik de Zoom link uit stap 11 in en vervolgens nodig ik de klant voor het bord uit. In Trello doen we alles in en rondom het traject; daar stellen ze hun vragen, geef ik feedback op workflows en werken we samen aan de actiepunten.
Stap 13) Welkomstpakketje. Ik stuur een welkomstpakketje op. Hiervoor heb ik alle spullen altijd in bulk in huis, dus ik hoef het alleen maar in een doosje te doen en er een persoonlijk kaartje bij te schrijven. Handwerk, maar een investering in de klantrelatie. Wedden dat je er zelf ook helemaal blij van wordt?
Hoe kan ik al deze stappen automatiseren?
Ik weet dat nu altijd de vraag komt HOE ik dit heb geautomatiseerd. Het antwoord: met Zapier 😊! Mijn #1 tool als het om automatiseren gaat. Al gaat het uiteindelijk nooit om de tool, maar dat je weet wát je wil automatiseren. Er is altijd wel een manier te vinden, als je maar weet wat je wil bereiken. Dat geldt niet alleen voor onboarding. Automatiseren kan voor oneindig veel processen. Ze helpen jou om rust te krijgen in je business en meer tijd over te houden voor de dingen die je echt leuk vindt en direct iets opleveren!
Hopelijk heeft het delen van mijn onboarding workflow je geïnspireerd om ook met die van jou aan de slag te gaan. Ik pak deze met de meeste van mijn klanten ook elke keer weer aan, omdat er zó veel tijd op te besparen valt!
Zo zijn er nog veel meer dingen mogelijk in je bedrijf die ervoor zorgen dat jij bergen aan tijd, energie en headspace kan besparen. Benieuwd waar die tijdswinst ligt, hoe ik het aanpak én welke handvatten jij nodig hebt om ook direct zelf aan de slag te gaan? Binnenkort help ik je in mijn gratis masterclass Slimmer Werken om op deze manier wel 8-20 uur per week te besparen. Schrijf je hier gratis in.
