Al meerdere malen werd aan me gevraagd of ik mijn bedrijf soms op het Clockwork Effect had gebaseerd. Voor als jij er, net als ik, nog nooit van gehoord had: het is een boek geschreven door Mike Michalowicz. Zegt dat je niets? Grote kans dat je deze guy wél kent als ik Profit First zeg. Yes, dat is ook van hem! Nadat ik een aantal keer die vraag had gekregen en toen het Clockwork Effect cadeau kreeg van een van mijn klanten, kon ik niet wachten om erin te beginnen. Dit is wat ik eruit heb gehaald!
Het Clockwork Effect belooft je dat je een bedrijf kan creëren dat ook zonder jou draait. Me likey! Dat is precies waar ik mijn klanten ook mee help, een onafhankelijk sterk bedrijf neerzetten dat niet instort als jij een dagje ziek bent of gewoon lekker de natuur in wilt. En wat blijkt: Mike en ik vinden daarvoor allebei de oplossing in systemen. Ik snap wel dat mij werd gevraagd of ik dit boek soms als inspiratie had genomen voor Hashtag Lifegoals. 😉
Minder doen in minder tijd
Ik moest het ook even twee keer lezen; maar inderdaad, minder doen in minder tijd. Niet meer! Hoe productiever we namelijk proberen te worden, hoe meer taakjes we in onze tijd gaan proppen. En meer doen heeft niet altijd nut. Wanneer je meer tijd vrij weet te maken, kun je jezelf hele dagen bezighouden door van alles en nog wat te doen, maar dat brengt niet per se je bedrijf of jou als ondernemer verder. Dat zette me aan het denken: is het van al mijn taken nodig dat ze gedaan worden? Heeft het impact op mijn business? En moeten ze door MIJ gedaan worden?
Hoe gefocuster en gerichter je je tijd besteedt, hoe meer resultaat je eruit haalt. Zonder meer te doen of zonder er meer tijd voor nodig te hebben. Om dat voor elkaar te krijgen, heeft onze Mike een framework van de 4 D’s gemaakt.
De 4 D’s: Doing, Deciding, Delegating, Designing
Alle taken binnen een bedrijf kunnen onderverdeeld worden in deze vier categorieën:
- Doing: het doen van het werk, uitvoerende taken
- Deciding: het nemen van beslissingen
- Delegating: het overdragen of uitbesteden van een taak
- Designing: nadenken over en bouwen aan de toekomst van je bedrijf
In een ideaal scenario zit 80% van je tijd in Doing, 2% in Deciding, 8% in Delegating en 10% in Designing. In de realiteit zit echter bij veel ondernemers zo’n 95% in Doing, waardoor je alleen maar bezig bent met het werken IN je bedrijf en niet toekomt aan het werken AAN je bedrijf. Denk daarbij aan het bedenken van nieuwe ideeën voor je bedrijf en waar je over een aantal jaar wilt staan. Wanneer er teveel van je tijd in Doing zit, kijk je niet meer vooruit, maar ben je alleen nog met bezig met alles wat er nu moet gebeuren.
Dit zie ik bij mijn klanten heel veel gebeuren; vrijwel allemaal geven ze aan meer áán hun bedrijf te willen werken. Dat is juist waar we als ondernemers ook zo gelukkig van worden! Die perfecte afwisseling hebben tussen voor je klanten bezig zijn en aan je eigen projecten werken. Maar als andere zaken teveel van je tijd vragen, vliegt Designing als eerste van je prioriteitenlijstje af.
Zelf ben ik, na een kritische analyse van mijn tijd, erg tevreden over mijn verdeling tussen Doing en Designing, maar ik leerde hierdoor wel dat er stiekem meer tijd was gekropen in Deciding en Delegating. Hoog tijd dus om mijn processen rondom de samenwerking met mijn team weer eens onder de loep te nemen en wat daadkrachtiger te worden als het gaat om besluiten nemen.
Queen Bee Role
Nee, Beyoncé hoeft geen rol te hebben in je bedrijf. 😉 Al mag je van mij zoveel naar ‘Who Run The World? Girls!’ luisteren als je wilt tijdens het werken.
Mike Michalowicz vergelijkt je bedrijf met een bijenkorf. In de bijenkorf is er één koningin en zij heeft maar één essentiële taak: eitjes leggen. Daar hangt het voortbestaan van deze bijencommunity vanaf, nieuwe jonge bijtjes erbij. Dit is haar Queen Bee Role. Alle andere bijen doen het dagelijkse werk en hebben nog een belangrijke taak: het beschermen van de koningin. Als zij en haar taak in gevaar komt, laten ze alles vallen wat ze aan het doen zijn en beschermen ze haar, anders heeft al het andere werk ook geen zin.
In je bedrijf is er ook één taak waar het voortbestaan van je bedrijf vanaf hangt. Dat klinkt zwaar, I know. Hoe kan je bedrijf nou maar van 1 ding afhangen terwijl je zo veel moet doen elke dag?! Ik deed hieromheen eens een oefening met mijn klanten, om hen tot de Queen Bee Role te laten komen. Ik kan nóg voor me zien hoe ze als herten in de koplampen keken terwijl ik ze telkens een taak liet schrappen.
“Maar ik moét mijn administratie toch doen, anders worden er nooit facturen gestuurd en komt er dus ook geen geld binnen!”. Klopt, om geld op de rekening te krijgen moeten er facturen gestuurd worden. Maar als jij vanaf nu nooit meer een factuur handmatig mag versturen, stel dat dat echt strikt verboden is, dan zal je er een automatische manier voor vinden. Als jij echter stopt met het doen waar jouw hele bedrijf om draait (je klanten helpen met XYZ), dan hoef je al het andere werk ook niet meer te doen. Want dan is er geen bedrijf meer.
Het Clockwork Effect: nieuwe manier om over je to do’s na te denken
Ik kan onmogelijk alles hier neerplempen wat ik uit het Clockwork Effect heb gehaald (heb je ff?), maar de allerbelangrijkste take-away is dat ik met een andere bril op naar mijn to do’s kijk. Wat valt er onder Doing, Deciding, Delegating en Designing? En hoe kan ik zorgen voor een – voor mij – perfecte balans? Als ik zie dat er meer uren dan verwacht in een van de D’s sneakt, dan neem ik er veel sneller actie op door weer in de systemen te duiken.
Wat mij betreft is het Clockwork Effect een absolute must-read voor elke ondernemer die het (te) druk heeft en zijn/haar tijd beter wil besteden. Je koopt ‘m onder andere hier bij Bol.com!
