Tijd besparen staat hoog op de wishlist van iedere ondernemer. Het liefst hebben we allemaal meer uren in een dag. Ik word dan ook regelmatig gevraagd wat mijn beste hacks en tips zijn om snel tijd te besparen. Hoewel ik niet geloof in quick fixes, zweer ik wel bij goede business tools. Maar met de wildgroei aan online business tools, zie je al snel door de bomen het bos niet meer. Want welke tool is nou ‘het beste’? Ik deel mijn vijf favoriete tools die mij als ondernemer dagelijks tijd helpen besparen!
Tijd besparen als ondernemer
Let me start off by saying: er is geen één tool het beste. Ze hebben allemaal hun eigen voors en tegens. De een wordt wild van Notion, de ander zweert bij Trello. De een plant haar social posts in Facebook Business Manager, de ander gebruikt al jaren Planoly. We zijn allemaal weer anders (gelukkig maar, anders zou het erg saai zijn) en op elk potje past weer een andere deksel. Laat je dus niet gek maken door de wildgroei aan tools die je voor je gevoel zou moeten gebruiken.
Dat gezegd hebbende, zijn er wel een aantal tools die onwijs handig kunnen zijn en je veel tijd kunnen besparen! Ik geef je hieronder de tools die ík gebruik, maar Google zeker eens ‘[naam tool] alternatief’ om te ontdekken of er nog concurrenten zijn die jij fijner in gebruik vindt.
Zapier
Dit is echt een van mijn favoriete tools die je zeeën aan tijd bespaart! Met Zapier kun je verschillende tools aan elkaar koppelen en heel gemakkelijk een automatisering maken. Ik heb tientallen automatiseringen in mijn bedrijf met Zapier ingericht en het bespaart me makkelijk (op z’n minst) 10 uur per week. Zo verschijnen bijvoorbeeld nieuw binnengekomen reviews van klanten in mijn to do bord in Trello, zodat ik weet dat het Google Form weer is ingevuld en de review op de website kan. Zapier is heel gebruiksvriendelijk en ze hebben ook nog eens een top klantenservice die overal bij helpt. Ideaal!
Trello
Als er één niet mag ontbreken in het lijstje van tools die jou als ondernemer tijd helpen besparen, is het Trello. Ik ben groot fan van Trello en doe er van alles in (lees anders deze blog eens over fijne manieren om Trello in te zetten als ondernemer). Naast dat ik er to do’s en ideeën in bewaar, gebruik ik het ook als online leeromgeving met mijn klanten. Wat ik een groot pluspunt vind, is dat je in Trello ook makkelijk kunt automatiseren. Zo bespaar je jezelf een hoop werk en tijd. Voor Trello zijn veel alternatieven, zoals Asana of Notion. Test eens uit wat jij het fijnste eruit vindt zien en go from there!
Tip: wil je leren hoe je Trello maximaal benut voor jouw bedrijf, zonder dat je daar uren het internet voor af hoeft te struinen op zoek naar tips? In mijn masterclass leer ik je binnenkort hoe je met Trello een extern brein voor je business creëert, zodat jij overzicht hebt in je hele bedrijf en rust in je hoofd hebt. Schrijf je hier gratis in.
Later
Met Later plan ik mijn Instagram, Facebook en LinkedIn posts in. Je sleept de foto die je wilt gebruiken naar een dag- en tijdsvak en schrijft dan je caption erbij. Zelf kies ik voor automatisch posten, zodat ik er maximaal tijd op bespaar. Ook hier geldt weer dat er veel alternatieven zijn voor Later, dus kies vooral voor een tool die je meteen aanspreekt en voor jou intuïtief werkt.
MoneyBird
Ik durf het bijna niet toe te geven, maar ik heb nog vrij lang mijn administratie gewoon handmatig gedaan met factuurtjes gemaakt in Excel. Totdat ik veel termijnbetalingen kreeg en mijn agenda vol stond met ‘Factuur termijn 2 sturen naar klant X’ en ‘Factuur termijn 3 sturen klant Y’. Met allemaal handmatige acties maak je sneller fouten en op financieel gebied is dat op z’n zachtst gezegd onhandig. 😉 Daarom ben ik toen aan de slag gegaan met MoneyBird en ik ben er onwijs blij mee. Facturen staan ingepland, verzenden zichzelf én herinneringen automatisch en alles is overzichtelijk. Met mijn ‘vertel-een-vriend’-link krijg jij trouwens een proefperiode van 120 dagen in plaats van 60 dagen. Klik hier om een gratis account aan te maken.
MailBlue
Last but not least: mijn favoriete tool om tijd te besparen op mijn wekelijkse mailing. Al jaren stuur ik trouw elke zondag een mail vol kennis, tools en praktische stappen om je business en tijd zo efficiënt mogelijk inricht. Vroeger gebruikte ik MailChimp, maar daar miste ik toch een aantal features en vond ik het gebruik niet altijd even handig. MailBlue is de Nederlandse versie van ActiveCampaign en geeft een stuk meer opties om je lezers relevante content toe te sturen. Zo krijg jij bijvoorbeeld geen mail die je vraagt om je in te schrijven voor mijn volgende webinar als je al ingeschreven bent of in het verleden er al bij bent geweest. Wel zo fijn!
Dat zijn ze, mijn 5 favoriete tools om dagelijks tijd te besparen als ondernemer. Nogmaals, er zijn veel varianten op elke tool en het is vaak ook even uitproberen om te zien welke het beste bij jou past. Zo ben ik ooit met Asana gestart, maar uiteindelijk bij Trello beland. Er is geen één tool het beste. Start voornamelijk met je doel in gedachten: wat moet deze tool voor jou doen of makkelijker maken? Van daaruit ga je werken, en niet andersom. Ga jij een van deze tools proberen of wil je nog iets weten over tools? Laat het me weten in de comments!
